TourOperator B2B

TourOperator B2B, per Tour Operator incoming, rappresenta il massimo in termini di tecnologia e performance. Sviluppato su infrastruttura cloud, implementato con strumenti all’avanguardia è Multi-mercato, Multi-lingua e Multi-valuta.
TourOperator B2B è un gestionale completo che permette di offrire al Tour Operator efficaci risposte per tutte le necessità organizzative: dall’agile inserimento delle anagrafiche clienti-fornitori e delle tariffe, passando per il booking on line con 20 Channel manager collegati in doppio canale, attraverso un’interfaccia piacevole e chiara dotata di ogni possibile strumento di marketing, fino ad arrivare alla fatturazione, alla gestione dei partitari clienti-fornitori, al controllo di Gestione, alle statistiche e Business Intelligence.

TourOperator B2B
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About

TourOperator B2B – Back Office

Sono comprese tutte le attività di inserimento e gestione dei dati essenziali alla vendita a cominciare dalle anagrafiche clienti e fornitori, traduzioni e multimedia, è una sezione ad accesso riservato agli operatori del Tour Operator.

Fornitori

TourOperator B2B si distingue per la possibilità di creare un piccolo sito internet per ogni albergo posto in vendita. Oltre ai riferimenti geografici di indirizzo e di georeferenziazione per la creazione della mappa, è possibile inserire: Una descrizione breve, una dettagliata, una gallery di immagini, sia per il luogo che per ogni tipologia di camera posta in vendita dall’albergo. Gestisce catene alberghiere, riferimenti geografici (Dolomiti, Costiera amalfitana, etc), caratteristiche e utenti per Hotel e fornitori di servizi.

Contratti

È possibile definire contratti attivi per ogni fornitore. Ogni contratto può ereditare la configurazione da un contratto precedente in modo da velocizzare la fase di data entry. Gestisce le Camere (tipologia, categoria, descrizione, se può ospitare letti aggiuntivi e di che tipo); i Mercati (si possono definire prezzi e disponibilità diverse per mercati diversi); i Servizi camera (es. mezza pensione, bed & breakfast, pacchetti spa, supplemento vista mare); i Servizi (Transfer NCC, guide, servizi esclusivi, assistente personale in lingua all’arrivo in aeroporto, etc).

Listini

I Listini possono essere a tariffa fissa o ricalcolati partendo da listini esistenti. Per ogni listino è possibile inserire condizioni di applicabilità con le quali definire quando e come il listino sarà visibile al cliente. Ad esempio, se il giorno di inizio soggiorno è il venerdì, se il soggiorno dura almeno 4 notti, se la prenotazione è avvenuta almeno 30 giorni prima del primo giorno di soggiorno, etc. Queste condizioni possono anche essere combinate fra loro. Questa elasticità permette di gestire qualunque listino elaborato dai vostri fornitori.

Tariffari

Attraverso tabelle pivot sarà possibile inserire e manutenere le tariffe e la disponibilità per  camere, servizi camera, letti aggiuntivi,  servizi generici e supplementi. Non vendere più come tripla quella che è una doppia con letto aggiuntivo. Il software si preoccuperà di metterla in vendita per quello che è facendovi risparmiare tempo e acquistare in trasparenza verso i vostri clienti.
Potrete definire un tariffario diverso per ogni Listino/Mercato, definendo periodi di validità divisi in intervalli di date, in fasce d’età o per tipologia di servizio. Una grande elasticità disponibile alla portata di tutti.

Illustrazione Front Office

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TourOperator B2B – Front Office

In questa sezione sono comprese le funzionalità a cui possono accedere i clienti.
Prima fra tutte il sistema di booking on line. L’interfaccia del booking è completamente personalizzabile per ogni cliente. Si accede ad una home page di taglio moderno dove è possibile loggarsi per entrare nel sistema. Nella home viene mostrato un pannello nel quale effettuare immediatamente la ricerca delle camere e dei servizi desiderati. Questi pannelli posso anche essere inseriti nel vostro sito istituzionale integrandosi perfettamente con il resto della grafica.
Il software consente di cercare contemporaneamente tutte le camere di cui il cliente ha bisogno e di specificarne il numero di occupanti dividendoli fra adulti e bambini.
Sorprendente la velocità con cui TourOperator B2B trova le camere, confeziona la miglior offerta, la mostra per ogni albergo, evidenziando se la soluzione è disponibile per l’acquisto o solo su richiesta.

Il cliente avrà a disposizione subito tutte le informazioni d’interesse per ogni camera: descrizione, foto, se la camera richiede un pagamento diverso dal quello abituale, se il prezzo esposto fa parte di un’offerta speciale, quale sono le amenities comprese nella camera, se la tariffa è not refoundable, i servizi alberghieri compresi nella tariffa, le condizioni di pagamento, la cancellation policy ed, eventualmente, la children policy.
Scelta la camera, il cliente, potrà scegliere se abbinarvi i servizi alberghieri proposti (es. breakfast, half board, full board, lettino mare), i trasferimenti, le visite guidate e tutto ciò a cui può accedere in prossimità della sua sistemazione.

Inserite nel carrello le sistemazioni alberghiere ed eventuali servizi accessori, il cliente può entrare nella pratica che fino a questo punto non è altro che un preventivo.

Preventivi e Pratiche

TourOperator B2B prevede la possibilità di confermare il preventivo un po’ alla volta. A titolo esemplificativo il cliente potrà confermare la camera d’albergo a Firenze, decidere di aspettare a confermare quella a Roma, così come il trasferimento privato in Mercedes S da Firenze a Roma. In questo modo ogni pratica potrebbe contenere delle righe confermate e delle righe preventivate in attesa di conferma. Per quanto riguarda le disponibilità, TourOperator B2B le ricalcola automaticamente al momento della conferma.

Al momento della conferma di tutte o di alcune parti della pratica TourOperator B2B, in relazione al pagamento assegnato al cliente, chiederà di selezionare il metodo di pagamento evidenziandone le scadenze. Gli operatori di booking riceveranno degli allarmi all’approssimarsi delle scadenze di pagamento, tramite procedure automatiche potranno inviare al cliente promemoria o solleciti salvo annullamento della pratica.

Il vostro cliente (agenzia) che decida di gestire autonomamente la pratica potrà inviarsi il preventivo e l’itinerario di viaggio (anche in versione personalizzata con il proprio logo). La pratica può essere gestita sia al lordo che al netto. Nel caso del lordo sarà sempre riportata la commissione di agenzia per la quale ci si aspetterà di ricevere la fattura della commissione. Nel caso in cui la pratica sia netta i documenti riporteranno esclusivamente il costo all’agenzia che provvederà a rifatturare al cliente finale.

Documenti

Una volta che l’ordine è stato confermato, il sistema invierà automaticamente la conferma dell’ordine al cliente ed al fornitore interessato. Successivamente al pagamento, o subito, nel caso in cui il cliente abbia credito, sarà possibile stampare e/o inviarsi il voucher e i moduli per la richiesta visto.

Qualora la pratica sia gestita da un operatore del Tour Operator i documenti disponibili saranno gli stessi, ma l’operatività sarà leggermente diversa: prima di tutto l’operatore avrà la possibilità di prendere delle opzioni sulle camere e di definirne la durata all’interno di un intervallo definito aziendalmente. Al termine dell’opzione la camera verrà automaticamente sbloccata e resa nuovamente disponibile.

Con TourOperator B2B è possibile prendere opzioni anche su camere da Channel Manager.

L’operatore del Tour Operator ha la possibilità di gestire autonomamente il momento in cui mandare le conferme al cliente e al fornitore. Inoltre, avrà la possibilità di gestire camere e servizi da fornitori occasionali, con i quali si raggiunge un accordo per la singola pratica. L’operatore avrà la possibilità di prendere una camera dal booking e personalizzarla. Potrebbe  cambiare lo stato della camera, o del servizio, apportando modifiche significative: variare il prezzo o il costo, la cancellation o il tipo di pagamento. Ogni variazione manuale è registrata.

TourOperator B2B gestisce gli annullamenti, sia normali che in penale.

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TourOperator B2B – Amministrazione

Sono comprese tutte le attività inerenti alla fatturazione (cliente e fornitore), i pagamenti, gli incassi, il partitario, le registrazioni contabili e i pannelli di redditività.

Icona Redditività

Pannello Redditività

All’interno di un ogni pratica è disponibile il Pannello Redditività. Consente di monitorare lo stato della pratica, visualizzare il riepilogo delle fatture emesse e ricevute con gli eventuali incassi o pagamenti effettuati.

Icona Close Dossier

Close Dossier

Attraverso una serie di filtri sarà possibile visualizzare una serie di pannelli per valutare il completamento della documentazione, dei flussi finanziari, individuare eventuali anomalie e segnalarle direttamente all’ufficio amministrativo per richiedere spiegazioni.

Icona Customer Balance

Customer Balance

Fra le funzioni riservate all’amministrazione c’è il Customers Balance, tramite il quale gli operatori saranno in grado di visualizzare la situazione finanziaria dei propri clienti alla data desiderata, effettuando gli eventuali solleciti di pagamento con lo scadenzario aggiornato.

Icona Fatturazione

Fatturazione

TourOperator B2B gestisce la fatturazione sia totale che parziale al cliente e dal fornitore.

Gestisce le autofatture, lo storno di pratiche già fatturate aggiornando le statistiche e predisponendo l’emissione di eventuali note di credito.

Icona Incassi e Pagamenti

Incassi e Pagamenti

La registrazione degli incassi è automatica se il cliente paga con carta di credito, ma consente anche di registrare acconti generici, di scalare eventuali commissioni da pagare al cliente per le pratiche lorde, etc. Sulla registrazione dei pagamenti ai fornitori sono attive le funzionalità di acconti generici, acconti su pratiche e pagamento fatture con la possibilità di scalare, eventuali commissioni, le note di credito da ricevere e procedere a compensazione di eventuali incassi da ricevere dal fornitore.

Icona DMS per fatture passive

DMS per fatture passive

Attraverso la visualizzazione del documento passivo che viene importato, mostrato e associato al giusto fornitore, l’inserimento del ciclo passivo sarà veramente alla portata di tutti. Il sistema proporrà le righe della pratiche in attesa di associazione alla relativa fattura azzerando la possibilità di errore e predisponendo il miglior controllo possibile sull’attendibilità della fattura ricevuta.

Gestione e monitoraggio

Gli operatori amministrativi hanno la possibilità di verificare la coerenza della pratica: se dalla valutazione risultasse, ad esempio, una mancanza ingiustificata della fattura fornitore, TourOperator B2B integra una funzionalità specifica che consente di richiedere la fattura tramite una mail autocomposta, che dettaglia la pratica o le pratiche per le quali non è stata ancora ricevuta fattura, sollecitandone l’emissione.

TourOperator B2B integra la possibilità di stornare incassi ricevuti e pagamenti effettuati per consentire la correzione di eventuali errori.

La sezione contabile/amministrativa contiene inoltre una serie di funzionalità come: l’emissione di documenti in formato PDF, l’invio di tali documenti direttamente per e-mail, vari export in Excel, la generazione dei flussi dei bonifici da effettuare in formato XML da importare ed eseguire tramite il proprio home banking e, ancora, l’esportazione di tutta la contabilità per i principali software contabili per procedere alle dichiarazioni.

Riepiloghi

A completamento della sezione contabile ci sono una serie di riepiloghi e statistiche che consentono di valutare l’andamento aziendale nel complesso. I riepiloghi forniscono, con dati e grafici, l’andamento aziendale rispetto alle ultime annate permettendo di analizzare le situazioni parziali complessive, per nazione, per regione, per città, per cliente, per hotel, per fornitore e per operatore di booking.

Ogni riepilogo fornisce un dato aggregato che è possibile andare ad analizzare fino ad arrivare alle singole pratiche che concorrono alla determinazione dello stesso. Qualora queste informazioni e viste preconfezionate non fossero sufficienti a completare le analisi, è disponibile un sistema di datawarehousing avanzato.

Attraverso il datawarehouse gli operatori potranno produrre delle raccolte dati autonomamente, aggiungendo o togliendo campi, impostando filtri e salvando l’impostazione creata per sé stessi o, rendendola pubblica, a beneficio di tutti gli altri operatori per analisi successive.

Concludendo TourOperator B2B rappresenta un sistema di gestione per Tour Operator unico nel suo genere, per tecnologia e funzionalità implementate. Disponibile sia “as a service” su cloud, che attraverso il classico sistema a licenze in hosting su cloud o su vostri server.

Reference:
Chi ha adottato il software per Tour Operator Incoming

I Tour Operators Tuo Travel e Virtuous hanno scelto di utilizzare il nostro software per tour operator: TourOperator B2B.

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