TourOperator B2B il nostro software per Tour Operator, rappresenta il massimo in termini di tecnologia e performance. Sviluppato su infrastruttura cloud, implementato con strumenti all’avanguardia è MULTI-MERCATO, MULTI-LINGUA e MULTI-VALUTA.

TourOperator B2B è un gestionale completo che permette di gestire un tour operator in tutte le sue sfaccettature: a partire dall’agile inserimento delle anagrafiche clienti e fornitori (hotel e servizi) e delle tariffe, passando per il booking on line attraverso un’interfaccia piacevole e chiara, dotata di ogni possibile strumento di marketing, fino ad arrivare alla fatturazione, alla gestione dei partitari clienti e fornitori e al controllo di Gestione, statistiche e Business Intelligence.

TourOperator B2B è basato su una moderna piattaforma capace di evolversi seguendo ed assecondando i continui cambiamenti del mercato, in relazione al nuovo modo di fare ed essere Tour Operator, con il preciso intento di ridurre i tempi di lavorazione delle pratiche e di controllo di gestione e redditività.

TourOperator B2B si divide in tre macro aree: Back Office, Front Office ed Amministrazione.

BACK OFFICE

Sono compresi nella sezione di back office tutte le attività di inserimento e gestione dati essenziali alla vendita a partire dalle anagrafiche clienti e fornitori.

Fornitori

TourOperator B2B si distingue per la possibilità di creare un piccolo sito internet per ogni albergo posto in vendita. Oltre ai riferimenti geografici di indirizzo e di georeferenziazione per la creazione della mappa, è possibile inserire una descrizione breve, una dettagliata ed una gallery di immagini, per ogni tipologia di camera posta in vendita dall’albergo è possibile definire una descrizione dettagliata ed una gallery di fotografie.
o Gestisce le catene alberghiere, è possibile gestire la fatturazione fornitori e i pagamenti sia alla capogruppo che ai singoli alberghi.
o Riferimenti geografici utili per la ricerca in fase di vendita come le linee prodotto (mare, montagna, città d’arte, etc) e le zone (Dolomiti, Costiera Amalfitana, arcipelago toscano, etc).
o Caratteristiche e dotazioni dell’albergo (ascensore, phon in camera, minibar, etc).
o Utenti. È possibile definire degli account per i fornitori che, a seconda dei permessi accordati, saranno in grado di visualizzare le vendite, gli arrivi giornalieri, modificare le tariffe e le disponibilità contrattuali (solo in maggiorazione) e le tariffe e le disponibilità free sales, impostare close sale per giornate o periodi per ogni tipologia di camera.
Per ogni fornitore, TourOperator B2B, gestisce tariffe provenienti da accordi contrattuali e tariffe provenienti da channel manager. Entriamo nel dettaglio delle prime.

Contratti

E’ possibile definire N contratti attivi per ogni fornitore. Tipicamente ci sono alcuni periodi dell’anno in cui sono attivi due contratti sequenziali da un punto di vista temporale e non sovrapposti. Ogni contratto può ereditare la configurazione da un contratto precedente in modo da velocizzare la fase di data entry.
o Camere. Per ogni camera è definibile la tipologia (doppia, tripla, etc), la categoria (deluxe, superior, suite, etc), una descrizione e se può ospitare e in che quantità letti aggiuntivi, culle e se sono consentiti bambini a letto con i genitori.
o Mercati. Vengono definiti gruppi di mercato per i quali saranno definite delle tariffe. Ad esempio è possibile indicare che Europa e Amarica condivideranno le stesse tariffe mentre il mercato russo ed il mercato arabo faranno lo stesso ma con un piano tariffario diverso.
o Listini. Ogni fornitore può aver definito per contratto N listini (daily rates, special offer 4×3, special offer early booking, etc).
o Servizi camera. Come camere è una sezione da riempire solo nel caso in cui il fornitore sia un albergo ed è possibile definirvi sia i trattamenti (mezza pensione, bed & breakfast, etc), le amenities a pagamento (pacchetti spa, supplemento vista mare, etc).
o Servizi. È una sezione utilizzata prevalentemente per i fornitori di servizi nella quale è possibile definire il Tipo di servizio (Trasferimenti, guide, servizi esclusivi, etc), il servizio (trasferimento Roma-Milano, assistente personale in lingua russa all’arrivo in aeroporto, etc), il mezzo con il quale il servizio viene fornito (Mercedes S, Guida madre lingua russa, etc), una descrizione breve, una estesa, il luogo di ritrovo, cosa include il servizio, quando è attivo, etc.
Per i servizi è possibile definire anche una lista aggiuntiva di località per le quali si desidera che il servizio appaia in fase di vendita. Ad esempio il Tour delle cantine del chianti parte da una località che si chiama Strada in Chianti, volendo far apparire il tour anche se il cliente sta cercando dei tour con partenza Firenze e sufficiente aggiungere Firenze come località aggiuntiva. È possibile aggiungere N località aggiuntive.
o Allegati. È possibile includere in ogni contratto degli allegati che sarà possibile visualizzare in fase di vendita ma limitati ai soli operatori del tour operator.
Un discorso a parte lo merita il sistema di listini, grazie all’organizzazione ricorsiva degli stessi, gli operatori del data entry riducono in maniera più che significativa i tempi di inserimento.

Listini

I Listini possono essere a tariffa o calcolati. Per i listini calcolati vengono definiti soltanto i criteri di calcolo come ad esempio sconto 20%, oppure 3° notte gratuita ed il listino dal quale ereditano le tariffe sulle quali applicare il calcolo.
o Condizioni di applicabilità. Per ogni listino è possibile comporre N condizioni applicabilità con le quali è possibile definire quando e come il listino in questione sarà visibile al cliente, ad esempio è possibile determinare la visibilità di un listino, se il giorno di inizio soggiorno è il venerdì, cosi come se il soggiorno dura almeno 4 notti o se la prenotazione è avvenuta almeno 30 giorni prima del primo giorno di soggiorno. Ovviamente queste condizioni possono anche essere combinate fra loro per realizzare listini che appariranno in vendita se il soggiorno dura almeno 4 notti e la prenotazione è stata fatta almeno 10 giorni prima del primo giorno di soggiorno. Questa elasticità permette di gestire praticamente qualunque listino sia venuto in mente ai vostri fornitori.
Attraverso alcune tabelle pivot appositamente progettate, sarà possibile inserire e manutenere le tariffe definite da contratto e la disponibilità, sia per le camere, che per i servizi camera, che per i servizi generici.

Tariffe camere

È possibile definire N tariffari e per ognuno definirne la validità per un determinato gruppo di mercati e per un determinato listino. Le tariffe saranno inserite per periodo di validità (ES.: dal 1/1/2016 al 31/01/2016 e dal 1/6/2016 al 15/06/2016) e per camera. Per ogni tariffa si potranno inserire costo, parity, rack, pagamento, politica di cancellazione e il ricarico che volete effettuare. Il ricarico o markup viene espresso attraverso una formula che consente di modificare le tariffe di vendita in base al mercato di provenienza del cliente.

Tariffe Letti Aggiuntivi

Come per le tariffe camera è possibile definire N tariffari e per ognuno definirne la validità per un determinato gruppo di mercati e per un determinato listino. Le tariffe saranno inserite per periodo di validità (ES.: dal 1/1/2016 al 31/01/2016 e dal 1/6/2016 al 15/06/2016), per tipo di letto aggiuntivo e per fascia d’età. I periodi potranno o meno coincidere con quelli delle tariffe camere. Per ogni tariffa si potranno inserire le stesse informazioni inseribili per le tariffe camera.

Tariffe Servizi Camera

Come per le tariffe camera è possibile definire N tariffari e per ognuno definirne la validità per un determinato gruppo di mercati e per un determinato listino. Le tariffe saranno inserite per periodo di validità (ES.: dal 1/1/2016 al 31/01/2016 e dal 1/6/2016 al 15/06/2016), per camera, servizio camera e per fascia d’età. I periodi potranno o meno coincidere con quelli delle tariffe camere. Per ogni tariffa si potranno inserire le stesse informazioni inseribili per le tariffe camera. In questo modo, ad esempio, si riusciranno a creare tariffe diverse a seconda del periodo di soggiorno per la cena di un bambino di 12 anni se pernotta in una camera doppia.

Tariffe Servizi

È possibile definire N tariffari e per ognuno definirne la validità per un determinato gruppo di mercati e per un determinato listino. Le tariffe saranno inserite per periodo di validità (ES.: dal 1/1/2016 al 31/01/2016 e dal 1/6/2016 al 15/06/2016) per servizio (ES. Trasferimento Milano-Roma o Personal shopper mezza giornata a Firenze), per mezzo (ES. Mercedes E o Assistente madre lingua russo) e per fascia d’età. Per ogni tariffa si potranno inserire costo, parity, rack, pagamento, politica di cancellazione, tipo di tariffazione (per pax o per servizio) e il ricarico che volete effettuare. Il ricarico o markup viene espresso attraverso una formula che consente di modificare le tariffe di vendita in base al mercato di provenienza del cliente.

Tariffe Supplementi servizi

Come tariffe servizi, ma con la possibilità di esprimere la tariffa per tipo di supplemento (ES. Supplemento notturno, seggiolino auto per bambini, supplemento festività, etc).

FRONT OFFICE

Sono comprese nella sezione di front office tutte le funzionalità a cui posso accedere i clienti, prima fra tutte il sistema di booking on line. L’interfaccia del booking ovviamente è completamente personalizzabile per ogni cliente, essendo il software completamente sviluppato da ABSOLUTE possiamo effettuale ogni tipo di personalizzazione.

Generalmente di accede ad una home page di taglio moderno all’interno della quale è già possibile loggarsi per entrare nel sistema. Nella home viene mostrato un pannello dal quale effettuare immediatamente la ricerca delle camere e dei servizi desiderati, seguiti da alcune scorciatoie per poter visualizzare gli alberghi tramite la linea prodotto o la dislocazione geografica.

Il software consente di cercare contemporaneamente tutte le camere di cui il cliente ha bisogno e di specificare per ognuna il numero di occupanti dividendoli fra adulti e bambini.

I risultati che TourOperator B2B fornisce soprattutto nel caso di ricerca di più camere sono sbalorditivi, ad una velocità notevole TourOperator B2B confeziona la miglior offerta possibile, a cui il cliente può accedere, e la mostra per ogni albergo, evidenziando se la soluzione è disponibile per l’acquisto o solo su richiesta.

Per ogni camera il cliente avrà a disposizione subito molte informazioni. Oltre alla descrizione e alle foto il cliente può vedere immediatamente nel booking, se la camera richiede un pagamento diverso dal suo abituale, se il prezzo esposto fa parte di un’offerta speciale, quale sono le amenities comprese nella camera, se la tariffa è NOT REFUNDABLE, i servizi alberghieri compresi nella tariffa, le condizioni di pagamento, la cancellation policy e eventualmente la children policy.

Una volta scelta la camera il cliente potrà scegliere se abbinarvi i servizi alberghieri proposti (breakfast, half board, full board, lettino mare, etc). Durante tutte queste fasi al cliente saranno mostrati i servizi come trasferimenti, visite guidate, tour regolari, etc a cui può accedere perché svolti in prossimità della sua sistemazione.

Inserite nel carrello sistemazioni alberghiere, servizi alberghieri ed eventuali servizi di fornitori terzi, il cliente può entrare nella pratica che fino a questo punto non è altro che un preventivo.

Anche in questo caso TourOperator B2B si differenzia dalla concorrenza proponendo la possibilità di confermare il preventivo un po’ alla volta. Il cliente potrà confermare la camera d’albergo a Firenze, ma decidere di aspettare a confermare quella a Roma, così come il trasferimento privato in Mercedes S da Firenze a Roma. In questo modo ogni pratica potrebbe contenere delle righe confermate e delle righe preventivate in attesa di conferma. Non temete per le disponibilità TourOperator B2B le ricalcola automaticamente al momento della conferma.

Al momento della conferma di tutte o di alcun righe della pratica TourOperator B2B, a seconda del pagamento assegnato al cliente, chiederà di pagare tramite carta di credito o evidenzierà al cliente le scadenze di pagamento che dovrà effettuare. Gli operatori di booking riceveranno degli allarmi all’approssimarsi delle scadenze di pagamento, tramite procedure automatiche potranno inviare al cliente promemoria o solleciti di pagamento salvo annullamento della pratica.

Nel caso in cui sia il cliente a gestire autonomamente la pratica avrà a disposizione alcuni documenti da inviarsi, tramite la pressione di un bottone. Prima di confermare potrà generare ed inviarsi il preventivo e l’itinerario di viaggio, queste due stampe vengono proposte in una versione per il cliente finale intestate con i dati ed il logo dell’agenzia e per il cliente ossia per l’agenzia. La pratica può essere gestita sia al lordo che al netto ossia, nel caso del lordo sarà sempre riportata la commissione di agenzia per la quale ci si aspetterà di ricevere fattura commissione, mentre nel caso in cui la pratica sia netta i documenti riporteranno esclusivamente il costo all’agenzia che provvederà poi a rifatturare al cliente finale in proprio.

Una volta che l’ordine è stato confermato, anche in parte come spiegato prima, il sistema invierà automaticamente la conferma dell’ordine al cliente ed al fornitore/i interessato/i ed una volta effettuato il pagamento o subito nel caso in cui il cliente abbia credito, sarà possibile stampare e/o inviarsi il voucher ed i moduli per la richiesta visto.

Qualora la pratica sia gestita da un operatore del tour operator i documenti disponibili saranno gli stessi, ma l’operatività sarà leggermente diversa. Prima di tutto l’operatore avrà la possibilità di prendere delle opzioni sulle camere e di definirne la durata all’interno di un intervallo definito aziendalmente. Al termine dell’opzione la camera verrà automaticamente sbloccata e resa nuovamente disponibile. Grazie ad TourOperator B2B è possibile prendere opzioni anche su camere da channel manager.

Quando l’operatore del tour operator confermerà una riga della pratica nessuna conferma partirà in automatico sarà lui che avrà la possibilità di gestire autonomamente il momento in cui mandare le conferme al cliente ed al fornitore. Inoltre avrà la possibilità di gestire camere e servizi da fornitori occasionali, per i quali non esiste un contratto, ma si raggiunge un accordo per la singola pratica. L’operatore, sotto la propria responsabilità avrà la possibilità di prendere una camera dal booking, cambiare lo stato della camera, o servizio, in occasionale e apportare modifiche significative come variare il prezzo o il costo, cambiare la cancellation piuttosto che il tipo di pagamento.

TourOperator B2B gestisce gli annullamenti e gli annullamenti in penale, ma soltanto l’operatore del tour operator può veramente annullare una prenotazione se questa è già in cancellation, il cliente può mandare una richiesta di cancellazione, mentre se non entrano in gioco le penali anche il cliente può effettuare un annullamento.

AMMINISTRAZIONE

Sono compresi nella sezione di amministrazione tutte le attività inerenti la fatturazione (cliente e fornitore), i pagamenti, gli incassi, il partitario, registrazioni contabili e pannelli di redditività.

All’interno di un ogni pratica è disponibile il Pannello Redditività attraverso il quale potrete monitorare lo stato della pratica, visualizzare un riepilogo delle fatture emesse e ricevute con gli eventuali incassi o pagamenti effettuati. Lo stesso pannello di redditività lo si trova all’interno del Close dossier, ovviamente non sarà più il pannellino di una singola pratica, ma attraverso una serie di filtri sarà possibile visualizzare una serie di pannelli valutare il completamento della documentazione e dei flussi finanziari ed escluderli dalla visualizzazione del Close dossier. Naturalmente è anche possibile individuare eventuali anomalie e segnalarle direttamente all’ufficio amministrativo per richiedere spiegazioni.

Gli operatori amministrativi hanno la possibilità di verificare la coerenza della pratica. Se dalla valutazione risultasse, ad esempio una mancanza ingiustificata della fattura fornitore, TourOperator B2B integra una funzionalità specifica che consente di richiedere la fattura al fornitore tramite una mail autocomposta, che dettaglia la pratica o le pratiche per le quali non è stata ancora ricevuta fattura, sollecitandone l’emissione.

Fra le funzioni riservate all’amministrazione c’è il Customers Balance, tramite il quale gli operatori saranno in grado di visualizzare la situazione finanziaria dei propri clienti, alla data desiderata, ed effettuare gli eventuali solleciti di pagamento includendo nella comunicazione lo scadenzario aggiornato.

TourOperator B2B gestisce la Fatturazione al cliente, la fatturazione di commissioni ai fornitori, le autofatture, la fatturazione parziale, sia cliente che fornitore. Gestisce lo storno di pratiche già fatturate, aggiornando le statistiche e predisponendo l’emissione di nota di credito.

Il vero fiore all’occhiello della sezione amministrativa è la gestione dei pagamenti e degli incassi, iniziando dai Riepiloghi Incassi e Pagamenti che permettono una visione complessiva delle pratiche, delle fatture e delle eventuali commissioni da scalare, passando dalla registrazione degli incassi, che è automatica se il cliente paga con carta di credito, ma che consente anche di registrare acconti generici, non relativi ad una pratica particolare, così come di scalare le eventuali commissioni da pagare al cliente per le pratiche lorde.

Anche sulla registrazione dei pagamenti ai fornitori sono attive le funzionalità di acconti generici, acconti su pratiche e pagamento fatture con in più la possibilità di scalare come pagamenti le eventuali commissioni, le note di credito da ricevere e andare a compensazione di eventuali incassi da ricevere dal fornitore.

Tutto questo in maniera semplicissima grazie alle nostre maschere di gestione che evidenziano sempre in modo chiaro ed inequivocabile le possibilità che si presentano agli operatori, mostrando ad esempio dei pannelli riepilogativi dei crediti, divisi per tipologia, maturati o che matureranno, da scalare dai pagamenti da effettuare. E consentendo di comunicare le proprie decisioni, con chiarezza, ai fornitori.

Naturalmente TourOperator B2B integra la possibilità di stornare incassi ricevuti e pagamenti effettuati per consentire la correzione di eventuali errori.

Altri pannelli appositi aiutano l’operatore a riconciliare le fatture arrivate dai fornitori con le pratiche che sono in attesa di fattura, la stessa cosa funziona per eventuali note di credito.

La sezione contiene poi tutte una serie di funzionalità, quali l’emissione di documenti in formato PDF, l’invio di tali documenti direttamente per email, vari export in Excel, la generazione dei flussi dei bonifici da effettuare in formato XML da importare ed eseguire tramite il proprio home banking e l’esportazione di tutta la contabilità per i principali software contabili, per le effettuare le dichiarazioni.

A completare la sezione contabile ci sono una serie completa di riepiloghi e statistiche che consentono di valutare l’andamento aziendale nel complesso. I riepiloghi forniscono con dati e grafici l’andamento aziendale rispetto alle ultime annate permettendo di analizzare le situazioni parziali complessive, per nazione, per regione, per città, per cliente, per hotel, per fornitore e per operatore di booking.

Ogni riepilogo fornisce un dato aggregato che è possibile andare ad analizzare fino ad arrivare alle singole pratiche che concorrono alla determinazione dello stesso. Qualora queste informazioni e viste preconfezionate non fossero sufficienti a completare le analisi, è disponibile un sistema di datawarehousing avanzato.

Attraverso il datawarehouse gli operatori potranno produrre delle viste autonomamente, aggiungendo o togliendo campi, impostando filtri e salvando la vista creata per sé stessi o, rendendola pubblica, a beneficio anche di tutti gli altri operatori per analisi successive.

Concludendo TourOperator B2B rappresenta un sistema di gestione per Tour Operator unico nel suo genere, per tecnologia e funzionalità implementate. Disponibile sia “as a service” su cloud, grazie al quale pagherete solo per utilizzare il software, che attraverso il classico sistema a licenze in hosting su cloud o su vostri server.

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