TourOperator B2B, il nostro software per Tour Operator, rappresenta il massimo in termini di tecnologia e performance. Sviluppato su infrastruttura cloud, implementato con strumenti all’avanguardia è Multi-mercato, Multi-lingua e Multi-valuta.
TourOperator B2B è un gestionale completo che permette di offrire al Tour Operator efficaci risposte per tutte le sue necessità organizzative: dall’agile inserimento delle anagrafiche clienti-fornitori e delle tariffe, passando per il booking on line attraverso un’interfaccia piacevole e chiara dotata di ogni possibile strumento di marketing, fino ad arrivare alla fatturazione, alla gestione dei partitari clienti-fornitori, al controllo di Gestione, alle statistiche e Business Intelligence.
TourOperator B2B è basato su una moderna piattaforma capace di evolversi ai continui cambiamenti del mercato in relazione al nuovo modo di essere Tour Operator, con il preciso intento di ridurre i tempi di lavorazione delle pratiche, del controllo di gestione e aumentare la redditività.
TourOperator B2Bè sviluppato con la stessa tecnologia di Facebook, è veloce, completo e facile da usare per i vostri clienti. Produce un significativo aumento di fatturato già dal primo anno di utilizzo.
TourOperator B2B si divide in tre macro-aree: Back Office, Front Office ed Amministrazione.


BACK OFFICE

In questa sezione sono comprese tutte le attività di inserimento e gestione dei dati essenziali alla vendita a cominciare dalle anagrafiche clienti e fornitori.


Fornitori

TourOperator B2B si distingue per la possibilità di creare un piccolo sito internet per ogni albergo posto in vendita. Oltre ai riferimenti geografici di indirizzo e di georeferenziazione per la creazione della mappa, è possibile inserire una descrizione breve, una dettagliata, una gallery di immagini, sia per il luogo che per ogni tipologia di camera posta in vendita dall’albergo.
Si prevede inoltre:

  • Gestione catene alberghiere: è possibile gestire la fatturazione fornitori e i pagamenti sia alla capogruppo che ai singoli alberghi.
  • Riferimenti geografici: per identificare facilmente le zone (es. Dolomiti, Costiera Amalfitana, arcipelago toscano) e le linee di prodotto (mare, montagna, città d’arte);
  • Caratteristiche e dotazioni dell’albergo: per trovare rapidamente tutti i servizi ritenuti necessari dal cliente, ad es. ascensore, phon in camera, minibar;
  • Utenti: possibilità di definire degli account per i fornitori che, a seconda dei permessi accordati, potranno visualizzare le vendite, gli arrivi giornalieri, modificare le tariffe, le disponibilità contrattuali (solo in maggiorazione), le disponibilità free sales e impostare stop sale per giornate o periodi per ogni tipologia di camera;
  • I fornitori: messa a disposizione di una sezione organizzativa, attraverso la quale si può indicare, ad esempio, la propria disponibilità e una NCC, stamparsi il cartello per ricevere la persona all’arrivo. Per ogni fornitore, TourOperator B2B, gestisce tariffe provenienti da contratti e tariffe fornite da Channel Manager.


Contratti

È possibile definire contratti attivi per ogni fornitore. Ci sono alcuni periodi dell’anno in cui sono attivi due contratti sequenziali dal punto di vista temporale e non sovrapposti. Ogni contratto può ereditare la configurazione da un contratto precedente in modo da velocizzare la fase di data entry.

Inoltre:

  • Camere: è definibile la tipologia (es. doppia, tripla), la categoria (es. deluxe, superior, suite), una descrizione, se può ospitare letti aggiuntivi, culle e, se sono consentiti, bambini a letto con i genitori;
  • Mercati: vengono definiti gruppi di mercato per i quali saranno determinate le tariffe. Ad esempio, è possibile indicare che Europa e America condivideranno le stesse tariffe mentre il mercato russo ed il mercato arabo faranno lo stesso ma con un piano tariffario diverso;
  • Listini: Ogni fornitore può aver definito per contratto listini con caratteristiche diverse (es. daily rates, special offer 4×3, special offer early booking);
  • Servizi camera: sezione da riempire solo nel caso in cui il fornitore sia un albergo ed è possibile definirvi sia i trattamenti (es. mezza pensione, bed & breakfast), che le amenities a pagamento (es. pacchetti spa, supplemento vista mare);
  • Servizi: sezione utilizzata prevalentemente per i fornitori di servizi nella quale è possibile definire il tipo di servizio (es. Trasferimenti, guide, servizi esclusivi, assistente personale in lingua all’arrivo in aeroporto), il mezzo con il quale il servizio viene fornito (es. Mercedes S, Guida madre lingua), una descrizione breve, una estesa, il luogo di ritrovo, cosa include il servizio, quando è attivo, è possibile definire anche una lista aggiuntiva di località per le quali si desidera che il servizio appaia in fase di vendita, ad esempio, il tour delle cantine del Chianti parte dalla località Strada in Chianti, volendo far apparire il tour anche se il cliente sta cercando dei tour con partenza Firenze è sufficiente aggiungere Firenze come località aggiuntiva.
  • Allegati: possibilità di includerli in ogni contratto, saranno visualizzabili in fase di vendita, ma limitati ai soli operatori del Tour Operator.


Listini

Il sistema di listini, attraverso l’organizzazione ricorsiva degli stessi, riduce notevolmente i tempi di inserimento degli operatori data entry.
I Listini possono essere a tariffa o calcolati. Per i listini calcolati vengono definiti soltanto i criteri di calcolo come ad esempio sconto 20%, oppure 3° notte gratuita ed il listino dal quale ereditano le tariffe sulle quali applicare il calcolo.
Per ogni listino è possibile comporre condizioni applicabilità con le quali definire quando e come il listino sarà visibile al cliente, ad esempio è possibile determinare la visibilità di un listino, se il giorno di inizio soggiorno è il venerdì, cosi come se il soggiorno dura almeno 4 notti o se la prenotazione è avvenuta almeno 30 giorni prima del primo giorno di soggiorno. Queste condizioni possono anche essere combinate fra loro. Questa elasticità permette di gestire qualunque listino elaborato dai vostri fornitori.
Attraverso le tabelle pivot sarà possibile inserire e manutenere le tariffe definite da contratto, la disponibilità per le camere, i servizi camera e i servizi generici. Non vendere più come tripla quella che è una doppia con letto aggiuntivo, il software si preoccuperà di metterla in vendita per quello che è facendovi risparmiare tempo e acquistare in trasparenza verso i vostri clienti.


Tariffe camere

È possibile definire tariffari e, per ognuno, definirne la validità per un determinato gruppo di mercati e per un determinato listino. Le tariffe saranno inserite per periodo di validità e per camera. Per ogni tariffa si potranno inserire: costo, parity, rack, pagamento, politica di cancellazione e il ricarico che vorrete effettuare. Il ricarico o markup viene espresso attraverso una formula che consente di modificare le tariffe di vendita in base al mercato di provenienza del cliente.


Tariffe Letti Aggiuntivi

È possibile definire tariffari e, per ognuno, definirne la validità per un determinato gruppo di mercati e per un determinato listino. Le tariffe saranno inserite per periodo di validità, per tipo di letto aggiuntivo e per fascia d’età. I periodi potranno coincidere con quelli delle tariffe camere. Per ogni tariffa si potranno inserire le stesse informazioni inseribili per le tariffe camera.


Tariffe Servizi Camera

È possibile definire tariffari e, per ognuno, definirne la validità per un determinato gruppo di mercati e per un determinato listino. Le tariffe saranno inserite per periodo di validità, per camera, servizio camera e per fascia d’età. I periodi potranno coincidere con quelli delle tariffe camere. Per ogni tariffa si potranno inserire le stesse informazioni inseribili per le tariffe camera. In questo modo, ad esempio, si riusciranno a creare tariffe diverse a seconda del periodo di soggiorno per la cena di un bambino di 12 anni se pernotta in una camera doppia.


Tariffe Servizi

È possibile definire tariffari e, per ognuno, definirne la validità per un determinato gruppo di mercati e per un determinato listino. Le tariffe saranno inserite per periodo di validità, per servizio, per mezzo di trasporto e per fascia d’età. Per ogni tariffa si potranno inserire costo, parity, rack, pagamento, politica di cancellazione, tipo di tariffazione (per pax o per servizio) e il ricarico che volete effettuare. Il ricarico o markup viene espresso attraverso una formula che consente di modificare le tariffe di vendita in base al mercato di provenienza del cliente.


Tariffe Supplementi servizi

È possibile esprimere la tariffa per tipo di supplemento (es. supplemento notturno, seggiolino auto per bambini, supplemento festività). Alcuni supplementi vengono applicati automaticamente, ad esempio se un servizio viene svolto al di fuori del normale orario lavorativo “espresso nell’anagrafica dell’azienda”, il software aggiungerà il supplemento notturno, così come se il servizio viene richiesto per il 25 aprile verrà applicato il supplemento festività.


FRONT OFFICE

In questa sezione sono comprese le funzionalità a cui possono accedere i clienti.

Prima fra tutte il sistema di booking on line. L’interfaccia del booking è completamente personalizzabile per ogni cliente.

Si accede ad una home page di taglio moderno dove è possibile loggarsi per entrare nel sistema. Nella home viene mostrato un pannello nel quale effettuare immediatamente la ricerca delle camere e dei servizi desiderati, seguiti da alcuni procedimenti per poter visualizzare rapidamente gli alberghi tramite la linea prodotto o la dislocazione geografica.
Il software consente di cercare contemporaneamente tutte le camere di cui il cliente ha bisogno e di specificarne il numero di occupanti dividendoli fra adulti e bambini.
Sorprendente la velocità con cui TourOperator B2B trova le camere, confeziona la miglior offerta, la mostra per ogni albergo, evidenziando se la soluzione è disponibile per l’acquisto o solo su richiesta.

Il cliente avrà a disposizione subito tutte le informazioni d’interesse per ogni camera: descrizione, foto visualizzabili immediatamente nel booking, se la camera richiede un pagamento diverso dal quello abituale, se il prezzo esposto fa parte di un’offerta speciale, quale sono le amenities comprese nella camera, se la tariffa è not refoundable, i servizi alberghieri compresi nella tariffa, le condizioni di pagamento, la cancellation policy ed, eventualmente, la children policy.
Scelta la camera, il cliente, potrà scegliere se abbinarvi i servizi alberghieri proposti (es. breakfast, half board, full board, lettino mare), i trasferimenti, le visite guidate e tutto ciò a cui può accedere in prossimità della sua sistemazione.

inserite nel carrello le sistemazioni alberghiere ed eventuali servizi accessori, il cliente può entrare nella pratica che fino a questo punto non è altro che un preventivo.

TourOperator B2B prevede la possibilità di confermare il preventivo un po’ alla volta. A titolo esemplificativo il cliente potrà confermare la camera d’albergo a Firenze, decidere di aspettare a confermare quella a Roma, così come il trasferimento privato in Mercedes S da Firenze a Roma. In questo modo ogni pratica potrebbe contenere delle righe confermate e delle righe preventivate in attesa di conferma. Per quanto riguarda le disponibilità, TourOperator B2B le ricalcola automaticamente al momento della conferma.

Al momento della conferma di tutte o di alcune parti della pratica TourOperator B2B, in relazione al pagamento assegnato al cliente, chiederà di selezionare il metodo di pagamento evidenziandone le scadenze. Gli operatori di booking riceveranno degli allarmi all’approssimarsi delle scadenze di pagamento, tramite procedure automatiche potranno inviare al cliente promemoria o solleciti salvo annullamento della pratica.

Il cliente che gestisce autonomamente la pratica potrà inviarsi i documenti a sua disposizione. Prima di confermare potrà generare ed inviarsi il preventivo e l’itinerario di viaggio, queste due stampe vengono proposte in una versione per il “cliente finale” intestate con i dati ed il logo dell’agenzia e una per l’agenzia stessa. La pratica può essere gestita sia al lordo che al netto. Nel caso del lordo sarà sempre riportata la commissione di agenzia per la quale ci si aspetterà di ricevere la fattura della commissione, mentre nel caso in cui la pratica sia netta i documenti riporteranno esclusivamente il costo all’agenzia che provvederà a rifatturare al cliente finale.

Una volta che l’ordine è stato confermato, il sistema invierà automaticamente la conferma dell’ordine al cliente ed al fornitore interessato ed una volta effettuato il pagamento, o subito, nel caso in cui il cliente abbia credito, sarà possibile stampare e/o inviarsi il voucher e i moduli per la richiesta visto.

Qualora la pratica sia gestita da un operatore del Tour Operator i documenti disponibili saranno gli stessi, ma l’operatività sarà leggermente diversa: prima di tutto l’operatore avrà la possibilità di prendere delle opzioni sulle camere e di definirne la durata all’interno di un intervallo definito aziendalmente. Al termine dell’opzione la camera verrà automaticamente sbloccata e resa nuovamente disponibile.

Con TourOperator B2B è possibile prendere opzioni anche su camere da Channel Manager.

Quando l’operatore del Tour Operator confermerà una riga della pratica, nessuna conferma partirà in automatico, sarà lui che avrà la possibilità di gestire autonomamente il momento in cui mandare le conferme al cliente e al fornitore. Inoltre, avrà la possibilità di gestire camere e servizi da fornitori occasionali, con i quali si raggiunge un accordo per la singola pratica. L’operatore avrà la possibilità di prendere una camera dal booking, cambiare lo stato della camera, o servizio, apportare modifiche significative come la variazione del prezzo o del costo, il cambiamento della cancellation o del tipo di pagamento.

TourOperator B2B gestisce gli annullamenti, sia normali che in penale, però, soltanto l’operatore del Tour Operator può veramente annullare una prenotazione se questa è già in cancellation, il cliente può mandare una richiesta di cancellazione, e, solo in assenza di penali potrà direttamente effettuare un annullamento.


AMMINISTRAZIONE

In questa sezione sono comprese tutte le attività inerenti alla fatturazione (cliente e fornitore), i pagamenti, gli incassi, il partitario, le registrazioni contabili e i pannelli di redditività.
All’interno di un ogni pratica è disponibile il Pannello Redditività che consente di monitorare lo stato della pratica, visualizzare il riepilogo delle fatture emesse e ricevute con gli eventuali incassi o pagamenti effettuati. Lo stesso pannello lo si trova all’interno del Close Dossier, qui non sarà più riferito ad una singola pratica, ma attraverso una serie di filtri sarà possibile visualizzare una serie di pannelli per valutare il completamento della documentazione, dei flussi finanziari. È inoltre possibile individuare eventuali anomalie e segnalarle direttamente all’ufficio amministrativo per richiedere spiegazioni.

Gli operatori amministrativi hanno la possibilità di verificare la coerenza della pratica: se dalla valutazione risultasse, ad esempio, una mancanza ingiustificata della fattura fornitore, TourOperator B2B integra una funzionalità specifica che consente di richiedere la fattura tramite una mail autocomposta, che dettaglia la pratica o le pratiche per le quali non è stata ancora ricevuta fattura, sollecitandone l’emissione.

Fra le funzioni riservate all’amministrazione c’è il Customers Balance, tramite il quale gli operatori saranno in grado di visualizzare la situazione finanziaria dei propri clienti alla data desiderata, effettuando gli eventuali solleciti di pagamento con lo scadenzario aggiornato.

TourOperator B2B gestisce la fatturazione sia totale che parziale al cliente e al fornitore, le autofatture, gestisce lo storno di pratiche già fatturate aggiornando le statistiche e predisponendo l’emissione di eventuali note di credito.

Il vero fiore all’occhiello della sezione amministrativa è la gestione dei pagamenti e degli incassi. I riepiloghi permettono una visione complessiva delle pratiche, delle fatture e delle eventuali commissioni da scalare. La registrazione degli incassi è automatica se il cliente paga con carta di credito, ma consente anche di registrare acconti generici, così come di scalare le eventuali commissioni da pagare al cliente per le pratiche lorde.

Sulla registrazione dei pagamenti ai fornitori sono attive le funzionalità di acconti generici, acconti su pratiche e pagamento fatture con la possibilità di scalare, come pagamenti, le eventuali commissioni, le note di credito da ricevere e procedere a compensazione di eventuali incassi da ricevere dal fornitore.

Tutto questo in maniera semplicissima grazie alle nostre maschere di gestione che evidenziano in modo chiaro ed inequivocabile le possibilità che si presentano agli operatori, mostrando dei pannelli riepilogativi dei crediti, divisi per tipologia, maturati o che matureranno, da scalare dai pagamenti da effettuare.

TourOperator B2B integra la possibilità di stornare incassi ricevuti e pagamenti effettuati per consentire la correzione di eventuali errori.

Altri pannelli aiutano l’operatore a riconciliare le fatture arrivate dai fornitori con le pratiche che sono in attesa di fattura, la stessa cosa funziona per eventuali note di credito.

La sezione contiene inoltre una serie di funzionalità: l’emissione di documenti in formato PDF, l’invio di tali documenti direttamente per e-mail, vari export in Excel, la generazione dei flussi dei bonifici da effettuare in formato XML da importare ed eseguire tramite il proprio home banking e, ancora, l’esportazione di tutta la contabilità per i principali software contabili per procedere alle dichiarazioni

A completamento della sezione contabile ci sono una serie di riepiloghi e statistiche che consentono di valutare l’andamento aziendale nel complesso. I riepiloghi forniscono, con dati e grafici, l’andamento aziendale rispetto alle ultime annate permettendo di analizzare le situazioni parziali complessive, per nazione, per regione, per città, per cliente, per hotel, per fornitore e per operatore di booking.

Ogni riepilogo fornisce un dato aggregato che è possibile andare ad analizzare fino ad arrivare alle singole pratiche che concorrono alla determinazione dello stesso. Qualora queste informazioni e viste preconfezionate non fossero sufficienti a completare le analisi, è disponibile un sistema di datawarehousing avanzato.

Attraverso il datawarehouse gli operatori potranno produrre delle raccolte dati autonomamente, aggiungendo o togliendo campi, impostando filtri e salvando l’impostazione creata per sé stessi o, rendendola pubblica, a beneficio di tutti gli altri operatori per analisi successive.

Concludendo TourOperator B2B rappresenta un sistema di gestione per Tour Operator unico nel suo genere, per tecnologia e funzionalità implementate. Disponibile sia “as a service” su cloud, che attraverso il classico sistema a licenze in hosting su cloud o su vostri server.

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