Tesseramento per Enti, ASD, società sportive e circoli.

La procedura del Tesseramento è il primo di una suite di pacchetti software che permettano di condividere e gestire il parco tesserati di una qualsiasi associazione attraverso l’informatizzazione dei vari punti di raccolta distribuiti sul territorio.
La condivisione delle informazioni in tempo reale, permetterà all’associazione di avere una visione istantanea dell’universo associati.
Grazie a Tesseramento e a tutte le sue funzionalità l’associazione potrà essere pronta a recepire i bisogni e le necessità dei propri soci e dei propri affiliati, a proporre un servizio adeguato e

poter proporre un tesseramento in tempo reale, con tanto di emissione di tessera.

Il tesseramento è un software client-server che gira su internet,  ossia ogni operazione di inserimento o modifica dei tesserati viene scritta direttamente su un server centrale. Questa modalità può essere usata da qualunque punto di raccolta che abbia disponibile un accesso ad internet, infatti la procedura, pur mantenendo il collegamento ADSL come auspicabile funziona perfettamente anche con una semplice chiavetta 3/4G. Il software è ottimizzato per minimizzare la quantità di dati trasmessa e ricevuta. Esiste una seconda modalità con funzionalità leggermente ridotte dalla quale è possibile accedere alla stessa base dati anche da un dispositivo mobile come un telefonino o un palmare, ma descriveremo più avanti.

Il programma Tesseramento prevede accessi controllati da login e password al fine assicurare il giusto livello di sicurezza per l’accesso ai dati. Ogni operatore è catalogato all’interno di una scala gerarchica che gli permette o gli nega l’accesso a certe funzionalità.
Gli accessi di base sono attribuiti in base al centro associativo di appartenenza così un operatore del centro provinciale non potrà avere l’accesso ad una lista di nominativi di un altro centro provinciale anche se, ad esempio, gli è concessa la visualizzazione e la modifica del singolo socio effettuando una ricerca specifica. Il meccanismo delle autorizzazioni è molto potente e può essere personalizzato a piacimento dall’amministratore.

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L’inserimento la modifica e la ricerca di un tesserato, di una società sportiva o di un circolo è estremamente semplice ed intuitiva. La serie di bottoni posti in alto sulla schermata rappresentano i comandi che l’operatore può dare. Fra questi c’è ad esempio il bottone Ricerca, premendo il quale la schermata si abilita per poter ricevere i filtri che operatore ha intenzione di specificare. Il software accetta filtri per tutti  i campi della maschera. Eseguendo la ricerca la lista dei risultati si popola con i record che hanno risposto positivamente ai filtri impostati, come si può vedere dalla prima immagine.

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Doppio click sul record desiderato e la maschera si riempie istantaneamente con i dati del tesserato o dell’associazione.

Per quanto riguarda il tesserato, la maschera corrispondente contiene la lista delle tessere di ogni circolo o associazione che la persona abbia fatto negli anni, un doppio click su una tessera ne apre il dettaglio e, a seconda dei permessi, ne consente la modifica (schermata due).

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Sono state implementate anche funzionalità per velocizzare il lavoro degli operatori, come il rinnovo della tessera per l’anno successivo (ovviamente se fatto con la stessa associazione di appartenenza) o il rinnovo di gruppo in cui tutti i tesserati di una stessa società possono essere rinnovati contemporaneamente (terza schermata), naturalmente potendo escludere i non rinnovanti. E’ presente una funzionalità avanzata attraverso la quale è possibile stampare i tesserati dell’anno precedente della società sportiva, ognuno con accanto un codice a barre. La società sportiva procederà a offuscare i codici a barre dei tesserati con non intendono rinnovare e restituirà l’elenco aggiornato. L’operatore a questo punto non dovrà far altro che leggere i codici a barre, con un apposito lettore, per ritrovarsi le tessere per il nuovo anno compilate in ogni parte e pronte per essere stampate.

Le stesse identica funzionalità illustrate per le tessere sono attive anche per i rinnovi delle affiliazioni dei circoli o delle società sportive.

Il software contiene anche una sezione ricerche avanzate e statistiche. Questa schermata è divisa in quattro sezioni ognuna delle quali destinata ad un diverso scopo di utilizzo. La prima sezione è dedicata all’impostazione dei filtri di ricerca. Tutti i campi presenti in questa sezione possono essere utilizzati, ovviamente anche in composizione fra loro, per arrivare a produrre una lista di soci (seconda sezione) od una lista di entità affiliate (sezione tre). Per ognuna di queste liste sono disponibili una notevole serie di stampe, che
l’utente può arrivare a personalizzarsi completamente con l’ausilio di uno strumento simile in tutto e per tutto ad un’anteprima di stampa, ma che consente di riposizionare, ingrandire, colorare, etc tutti gli elementi contenuti nella stampa. La quarta sezione, alla quale possono avere accesso tutti gli utenti autorizzati a lavorare con il programma, contiene le statistiche numeriche relative ai tesserati e alla loro collocazione geografica ed all’interno dell’associazione.

Il software in una versione che esclude la classificazione geografica e gerarchica può essere utilizzato anche dalle singole società sportive ASD al fine di gestire il proprio tesseramento. Anche questa versione è integrata con Soluzioni Contabilità in modo che le ADS dispongano di un pacchetto software che consenta una completa informatizzazione.

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